Топ-7 правил переписки в мессенджерах и цифрового этикета как такового

По большому счету новые форматы общения, которые появились в нашей жизни благодаря техническому прогрессу, строятся на ключевых правилах бизнес-этикета и правилах хорошего тона как таковых.

Между тем, будучи активными пользователями интернета и приложений, люди стали более доступны как собеседники. Это создает впечатление, что они всегда на связи и готовы к диалогу. Из-за этого размываются границы между работой (или любым другим общением с теми, кто не входит в наш близкий круг) и личной жизнью.

Самое главное, что нужно всегда держать в уме: деловое общение — только в рабочие часы и дни, соблюдение субординации, уважение к личным границам и внимание к собеседнику. Разберем это подробнее.

Фото: unsplash.com

Лучше написать, чем сразу позвонить

Это правило касается общения с людьми, с которыми вам только предстоит познакомиться и наладить коммуникации. Если вы знаете, что человек активно использует мессенджеры в рабочих целях, предварительно напишите ему, чтобы договориться о телефонном звонке. В сообщении представьтесь, вкратце объясните суть вопроса или тему, по которым вы обращаетесь, и уточните, когда ему будет удобно созвониться.

Так вы дадите понять своему потенциальному собеседнику, что понимаете, какой у него плотный график и насколько он загружен.

Если ваш потенциальный собеседник прочел ваше сообщение, но так и не ответил (или даже его и не открыл), уместно выждать какое-то время (зависит от срочности) и тогда уже ему позвонить.

Исключение составляет ситуация, когда нужно срочно получить какую-то информацию. Но злоупотреблять этим не стоит.

Лучше текстовые сообщения, чем аудиофайлы

Конечно, отправлять голосовые сообщения гораздо проще. Но насколько другому человеку его удобно будет прослушать? Особенно, если речь идет о каком-то вопросе или какой-то общей задаче, над которой работают несколько человек.

Во-первых, аудиофайл может затеряться в переписке.

Во-вторых, не всем уместно отправлять и пересылать сообщения такого формата (об этом чуть ниже).

В-третьих, не все хорошо воспринимают информацию на слух, да и вообще лучше держать данные под рукой и перед глазами.

Поэтому, в-четвертых, чтобы переслать информацию другим коллегам, вашему собеседнику придется набирать текстовое сообщение, его редактировать, структурировать, потому что устная речь отличается от письменной.

Одним словом, упростив себе жизнь, вы усложните ее кому-то другому.

В этом правиле тоже есть исключения: отправляйте голосовые сообщения, когда вам на самом деле затруднительно набирать текстовые. Например, вы за рулем. При этом старайтесь говорить четко, емко и по делу.

Аудиосообщения могут отправлять руководители своим подчиненным. Но отвечать на них следует текстовыми сообщениями. Это зависит еще от того, насколько формализовано общение в коллективе. Если в компании царит демократичный стиль, и корпоративная культура допускает обмен аудиофайлами в мессенджерах, время от времени можно этим воспользоваться, но не брать за привычку.

 Не звоните и не пишите рано утром и поздно вечером

Не инициируйте общение в будни раньше 08.00 и позднее 21:00. Всегда уточняйте у своего собеседника, располагает ли он временем для разговора.

Если вопрос очень важный и его нужно решить безотлагательно, допускаются звонки и сообщения до 23:00. Но даже несмотря на срочность, следует извиниться и объяснить причину, почему вы побеспокоили человека.

Фото: freepik.com

В выходные дни этикет рекомендует писать и звонить не раньше 10:00. Это касается не только коллег, но и друзей и родственников. Если, конечно, это не жизненно важный вопрос.

Многие топ-менеджеры уверены, что их должность дает им право общаться со своими подчиненными в любое удобное для них самих время. Причем даже по самым незначительным вопросам, которые можно было бы обсудить в офисе на следующий день. Проявление уважения к личным границам тех, кто стоит ниже вас по рангу, никак не роняет ваш авторитет в их глазах. Напротив, только укрепляет лояльность по отношению к вам. 

Отвечайте в том мессенджере, в котором вы получили сообщение

Если вы получили сообщение в WhatsApp, не стоит отвечать на него в Viber или Telegram. Так вы можете запутать собеседника, усложните процесс взаимодействия и дальнейший поиск информации по переписке.

Еще один нюанс: возможно, по каким-то причинам человеку удобен конкретный сервис отправки сообщений. Стоит к этому тоже быть внимательным.

Если вам нужно воспользоваться другим приложением, чтобы, например, отправить или получить фотографии в хорошем разрешении, предупредите об этом собеседника и предложите использовать другой канал для общения.

Фото: freepik.com

Не разбивайте одно сообщение на несколько

Пожалуй, это один из самых раздражающих моментов в переписке, когда вместо одного связного сообщения ты получаешь несколько коротких, отправленных с разницей в несколько минут.

Поэтому не делайте так же, особенно если это рабочий чат. Цените время своих коллег. Сначала обдумайте сообщение, наберите, перечитайте, дополните при необходимости, а уже потом отправляйте. Если вы понимаете, что получается большой по объему текст, воспользуйтесь электронной почтой.

Рабочие чаты — только по делу

Лучше без котиков, мемов, картинок с пожеланиями доброго утра и жизнеутверждающих девизов. Это тем более неуместно, когда чат создан ради какого-то одного проекта и объединяет малознакомых друг другу людей.

Это не значит, что общение должно быть сугубо официальным, но пытаться установить дружескую атмосферу, перегружая сообщения эмодзи, точно не стоит. «Обживитесь» для начала в новом чате, присмотритесь к людям и выберете уместный тон общения. Лучше всего — нейтрально-уважительный.

Если с кем-то сложатся дружеские отношения и соберется приятная компания, создайте другой, неформальный чат.

Не создавайте чаты-«однодневки», из которых потом участникам придется выходить самостоятельно. Это должны быть долговременные группы, предполагающие совместное ведение проектов или решение рабочих вопросов на постоянной основе. Не включайте сотрудников сразу в несколько чатов, иначе они будут постоянно отвлекаться от работы.

Если вы добавляете в рабочий чат нового участника, представьте его остальным, — как если бы вы представляли своим коллегам нового сотрудника, который пришел в ваш отдел. Если вы — тот самый новенький в чате, в ответ поздоровайтесь со всеми. Если вы один из тех, с кем знакомят нового сотрудника, поприветствуйте его тоже.

Фото: unsplash.com

 Можно ли пользоваться мессенджерами на планерках и совещаниях

Это уместно, если вам необходимо оставаться на связи с кем-то из партнеров или коллег. Но, как уже отмечалось в начале статьи, в таком случае нужно установить смартфон на беззвучный режим.

Вообще мессенджеры могут здорово выручить на таких рабочих встречах, если, к примеру, вы получили новые данные по проекту и нужно их оперативно передать, не привлекая лишнего внимания, коллеге или боссу, который тоже присутствует на планерке.

Если такое сообщение пришло вам, прочтите, примите к сведению, но не отвечайте на него. Иначе у окружающих сложится впечатление, что личная переписка для вас важнее работы. Если тема очень важная, а ответить нужно оперативно, лучше извиниться, выйти и перезвонить.

Другие материалы в тему: 

• О чем говорят смайлики в переписке.
  
• Почему важно искать работу на позитиве.
  
• Что делать, если бесят подчиненные.