Как знание своих биологических ритмов, выстроенный в соответствии с ним правильный распорядок дня, а еще полезные привычки от гуру тайм-менеджмента могут помочь вам работать эффективнее.
Фото: unsplash.com
«Упорядоченный режим — словно колея, по которой в хорошем темпе движутся умственные силы». (Мейсон Карри, из книги «Режим гения: Распорядок дня великих людей»).
Признаемся, и на нас словосочетание «распорядок дня» навевает некоторую скуку, рождая ассоциации с образцовой пионерией из советской детской литературы. С другой стороны, все мы время от времени загораемся идеей изменить свою жизнь, начиная с ближайшего понедельника.
Попробуем рассмотреть понятие «режим дня» не с позиции «правильно = скучно», а с точки зрения эффективности рабочего дня и в принципе жизни как таковой. Если этой теме посвящают книги, то, пожалуй, стоит в этом разобраться.
Что такое правильный режим дня?
Это рациональное использование времени для сна, работы, отдыха, занятий спортом, физической и других активностей. Спланировать оптимальный распорядок дня помогут в том числе знание и понимание, как работают наши биологические часы.
Фото: unsplash.com
Вот примерный расчет периодов активности разных систем для среднестатистического человека:
04.00. Начало циркадного ритма. В это время наш организм выделяет в кровь стрессовый гормон кортизол, который отвечает за нашу активность. Кортизол помогает проснуться «жаворонкам».
05.00–06.00. Пробуждение организма. В этот период ускоряется обмен веществ, повышается уровень аминокислот и сахара.
07.00–09.00 Идеальное время для физической нагрузки, чтобы привести в тонус организм, расслабленный после ночного сна.
09.00–10.00 Благодаря энергии, полученной во время завтрака, мы можем хорошо справляться с заданиями, требующими внимания и сообразительности, а еще успешно использовать кратковременную память.
10.00–12.00 Первый пик работоспособности, часы максимальной умственности активности. В эти часы мы хорошо справляемся с задачами, которые требуют повышенной концентрации.
12.00–14.00 Мозг к этому времени уже устает, отсюда — снижение работоспособности. Оптимальное время для перерыва на обед.
14.00–16.00 Организм пребывает в состоянии легкой усталости после обеда. Время для спокойной, размеренной, рутинной работы.
16.00–18.00 Второй пик активности и работоспособности.
18.00–20.00 Лучшее время для ужина, чтобы организм успел переварить еду до утра. Можно прогуляться сразу после ужина или спустя час заняться физическими упражнениями, отправиться на тренировку.
20.00–21.00 Время для общения, занятий спортом и какими-то хобби.
21.00–22.00 Возрастает способность мозга к запоминанию. В это время лучше не есть.
22.00 Организм готовится к отдыху, запускаются восстановительные процессы, выделяются гормоны молодости.
23.00–01.00 Процесс обмена веществ максимально замедляется, снижается температура тела и частота пульса. Начинается фаза глубокого сна, когда организм лучше всего отдыхает. Начиная с 23.00 и примерно до 03.00 вырабатывается гормон мелатонин, отвечающий за процессы восстановления организма.
02.00–03.00 Все химические реакции замедлены. Отсутствие сна в это время суток может привести к плохому настроению и самочувствию в утренние и дневные часы.
Кстати, почему спать вредно и мало, и много, можно прочитать в нашей статье.
Фото: unsplash.com
Если вы любитель компьютерных игр или сериалов, отведите для них час: с 19.00 до 20.00 или с 20.00 до 21.00
Фото: freepik.com
Ложась спать, не берите с собой в кровать смартфон. Если мы не ложимся вовремя, допоздна просматривая ленту в соцсетях перед сном, уровень мелатонина в организме падает. Мы засыпаем уставшими, а из-за низкого уровня мелатонина и раннего подъема просыпаемся разбитыми и такими же уставшими, как и накануне. Но первым делом, проснувшись, мы хватаемся за телефон и по привычке снова просматриваем ленту. Бодрости это тоже не добавляет.
Полезные привычки, чтобы утром было действительно бодрым, а работа — продуктивной
• Встав с кровати, не заворачивайтесь сразу в теплый халат, если это прохладное время года. Умойтесь холодной водой, примите освежающий или контрастный душ. Пусть вас немного «проберет». Холод повышает уровень кортизола.
• Не пейте кофе в ближайшие два часа после пробуждения.
•Не читайте за завтраком новостные паблики.
• По возможности обеспечьте себе максимальный контакт с солнечным светом — это способствует естественной выработки дофамина — гормона, отвечающего за психоэмоциональное состояние человека. От его концентрации зависит режим функционирования сердца и нервных клеток, вес тела и работоспособность.
• Если есть возможность пройтись до работы пешком — будет отлично.
Фото: freepik.com
Как составить режим дня?
Отталкиваемся не от представления об идеальном распорядке дня, а от реального. Для этого в первые дни отмечайте для себя, сколько времени уходит на повторяющиеся изо дня в день действия, например, утренние процедуры, завтрак, дорога в офис, проверка электронных сообщений и написание ответов, деловые звонки и встречи, выполнение определенных задач, взаимодействие с коллегами и т.д.
Нужно анализировать при этом не только непосредственно ваш рабочий день, но и учитывать дела, которые вам приходится решать в нерабочее время (занятия с детьми, работа по дому, ваши личные планы, увлечения и т.д.)
На основании этих наблюдений составьте рабочую версию своего распорядка дня. Рабочую — потому что наверняка вы будете после этого еще не один раз ее корректировать. Что еще важно — нужно опираться на реальные временные затраты, а не на ваши субъективные ощущения, сколько вы тратите времени на те или иные дела, или на представления, сколько в идеале вы должны на них тратить.
По данным fontanka.ru, 11% россиян признаются, что им иногда просто лень что-то делать; 9% регулярно откладывают дела; 7% не успевают выполнять запланированное.
Фото: unsplash.com
Еще несколько рекомендаций:
Используйте для этого ежедневник или специальные программы с напоминаниями. Второй вариант даже предпочтительнее — не нужно каждый раз заглядывать в записную книжку, чтобы свериться с планом. Как вариант — можно составить расписание на листе бумаги и повесить его на видное место, чтобы был всегда перед глазами.
Важно поначалу в план включать именно то, что вы действительно выполняете в течение дня. На этом этапе важно приучить себя к самодисциплине, а это возможно, если выполнять реальные пункты распорядка дня. В дальнейшем режим дня можно корректировать и добавлять в него новые для себя задачи. Например, посещение тренажерного зала или бассейна после работы.
Составляя список задач на день, расставляйте их по приоритетности.
Особенно это касается рабочих моментов. Все наиболее важные дела ставьте в начало списка и выполняйте их в первую очередь.
Обязательно делайте перерыв на обед и не засиживайтесь по работе допоздна.
Фото: unsplash.com
В течение нескольких недель понаблюдайте за собой, в какие часы у вас максимальная и минимальная работоспособность. Возможно, вы обратите внимание, что работаете эффективнее в какой-то определенный день недели. Выявив определенную закономерность, соотносите свой план с пиками и спадами вашей активности. Самые ответственные и сложные задачи ставьте в те часы, когда у вас максимальный прилив сил. Оставшееся время отведите для более простых или рутинных дел.
Фото: unsplash.com
Перерыв на обед имеет значение
Важно помнить, что восстановление сил и работоспособности организма происходит не только во время ночного сна, но и в дневные часы, потому что поддерживать трудоспособность на высоком уровне в течение всего рабочего дня невозможно. Именно поэтому нельзя пренебрегать обеденным перерывом.
Казалось бы, что такое час, когда ты только успеваешь сходить поесть и вернуться обратно в офис. Но, переключившись на это время с работы на другую активность, мы даем возможность себе немного отдохнуть, чтобы после обеда снова взяться за рабочие задачи и выполнять их более эффективно. Обратите внимание, как тянется вторая половина дня, если вы не уходили на обед, а продолжали работать.
Даже если вы приносите обеды с собой, выходите из офиса хотя бы ненадолго во время обеденного перерыва, чтобы сменить обстановку и переключить фокус внимания с работы на что-то другое.
Фото: unsplash.com
Как я провел этот вечер. Никак…
Вечером тоже надо уметь отключаться от работы, особенно если целый день вы провели за компьютером. Тоже, казалось бы, что такого, если посидеть еще часик перед ноутбуком после рабочего дня. Но потом на вас навалится такая усталость, что вы просто-напросто потеряете этот вечер и не сможете сделать ничего толкового, полезного, интересного ни для себя, ни для близких. Так и просидите без сил на диване, уткнувшись в телевизор или экран телефона.
Вообще, конечно, удивительно: по ощущениям заставить себя что-то делать, когда на тебя наваливается усталость, ну никак невозможно, но сидеть и листать по часу ленту в телефоне, мы, тем не менее, в состоянии. В такие минуты нужно себя реально заставить встать со стула или с кресла и заняться чем-то полезным. Поначалу это сложно. Но стоит только начать, и вот ты уже невольно втянулся в процесс. Главное — не включать телевизор. Вроде бы работает для фона, но все равно на него отвлекаешься. А где отвлекся — там и присел. Лучше включить музыку, подкаст или лекцию. Аудиолекции вообще хорошо заходят под мытье посуды и уборку. Или уборка — под лекции. Проверено на личном опыте.
Фото: unsplash.com
Планируйте свой рабочий день накануне
Потратьте 5–10 минут, чтобы составить список задач на следующий день. Благодаря этому вы с утра будете уже морально готовы к рабочему дню и к тем вызовам, которые вам предстоит принять. Особенно эта практика полезна в отношении понедельников.
Фото: unsplash.com
Устанавливайте себе дедлайны
Даже когда считаете, что для каких-то дел в этом нет необходимости. Но при этом берите время не с запасом, а чуть меньше, чтобы выполнить задачу быстрее. Мы так устроены, что работаем лучше, эффективнее и успеваем сделать больше, когда на пятки нам наступает дедлайн. В таких ситуациях мозг сосредотачивается на задаче и работает на полную. Но такую активность чередуйте с периодами спокойной работы, иначе вы быстро иссякнете.
«Если ваша работа — есть лягушку, то лучше сделать это первым делом с утра. И если ваша работа — съесть двух лягушек, то начните с самой большой» (Марк Твен).
Учитесь ранжировать задачи
Важные, срочные, неприятные — занимайтесь ими в первую очередь. Чувство облегчения, когда вы разделались с утра пораньше с тем, что висело над вами дамокловым мечом, — бесценно. Плюс это поднимает настроение и заряжает мотивацией.
Срочные, но не важные — делегируйте, если есть возможность.
Важные, но не срочные — такие задачи не требуют жестких дедлайнов.
Не срочные и не важные — можно отложить до лучших времен.
Фото: unsplash.com
Ученые Калифорнийского университета провели одно интересное исследование. Выяснилось, что, если человек один раз отвлечется на проверку уведомлений или ленту в смартфоне, ему понадобится в среднем 23 минуты и 15 секунд, чтобы снова сконцентрироваться на текущей задаче.
Фото: unsplash.com
Рекомендации, как целиком сосредоточиться на важном
• Во время работы отключите все уведомления на телефоне, компьютере и планшете.
• А еще лучше — выйдите из аккаунтов социальных сетей, чтобы не отвлекаться на них во время работы.
• Если вам прямо сейчас не нужен интернет, чтобы выполнить задачу, отключите его вовсе.
• Удалите с телефона все развлекательные соцсети. Установите фильтрацию сообщений. А еще лучше — уберите телефон от себя подальше, чтобы вам было трудно до него дотянуться.
• Если вы работаете в офисе, наденьте наушники. Так коллеги будут реже к вам подходить и вас беспокоить.
• Если в офисе у вас отдельный кабинет, просто закройтесь в нем.
• Не старайтесь делать всё идеально. Ставьте цель сделать очень хорошо.
• Избегайте многозадачности, если она делает вас непродуктивным. В последнее время о многозадачности пишут и говорят как о ценном качестве, но не все могут работать в таком режиме. Если на самом деле работа в условиях многозадачности у вас лично повышает уровень тревожности и распыляет внимание, расставляйте приоритеты. Лучше сделать одно дело за один раз.
Фото: unsplash.com
Создайте себе благоприятное пространство для работы
• Обеспечьте максимум естественного света в помещении. Человек способен на 15% дольше концентрироваться на задаче в условиях естественного освещения по сравнению с искусственным за счет того, что увеличивается энергия, креативность и продуктивность.
• Обеспечьте себя эргономичным рабочим местом. Когда есть возможность отрегулировать под себя высоту монитора и кресла и работать в более комфортных условиях, это помогает дольше оставаться сосредоточенным.
• Приведите в порядок рабочий стол, уберите с него все лишнее. Это поможет упорядочить мысли и повысить эффективность работы.
• Поставьте в помещении живые комнатные растения. Они не только очищают воздух, но и повышают концентрацию и улучшают производительность.
• Поддерживайте в помещении температуру 22–23 градуса.
• Используйте эфирные масла. Аромат лимона снижает количество допущенных ошибок на 54%, жасмина — на 33%, лаванды — на 20%.
Фото: unsplash.com
Правило двух минут:
1. Если что-то можно сделать за две минуты, возьмите и сделайте. Не тратьте время, чтобы внести эту задачу в список дел, не делегируйте кому-то, не откладывайте на потом.
2. Если какая-то задача требует больше времени, скажите себе, что вы будете это делать не дольше двух минут. Просто начните, а там втянитесь. Нехитрый трюк, чтобы победить инерцию и взяться за дело.
Фото: unsplash.com
90% решений, которые мы принимаем в течение дня, на самом деле не оказывают какое-то существенное влияние на нашу жизнь.
Чтобы понять, что для вас действительно имеет значение, задайте себе три вопроса:
Как я буду относиться к этому решению через десять минут?
Как я буду чувствовать себя через десять месяцев?
А через десять лет?
Чаще всего, чтобы принять быстрое решение о чем-то незначительном, достаточно ответить на первый вопрос.
Фото: unsplash.com
Многолетние привычки, которые тоже полезно пересмотреть, чтобы быть эффективнее:
Разговоры по телефону
Очень часто в долгих телефонных разговорах мы выступаем в роли пассивного слушателя. Закончить разговор первыми нам бывает неудобно, но раздражение, что мы теряем время, только растет. Вариант здесь один — честно сказать, что разговор пора заканчивать, и предложить встретиться лично. Если, конечно, есть желание.
Привычка есть перед телевизором/планшетом/ноутбуком
Во-первых, съедите больше, чем на самом деле вам необходимо, во-вторых, затянется надолго сама трапеза.
Привычка не класть вещи на место
Поиски крадут время, да еще заставляют нервничать, когда вы куда-то опаздываете. Приучите себя класть важные вещи, которые вам нужно брать с собой, на одно место. Если пользуетесь несколькими сумками, перекладывайте все, что вам понадобится, из одной сумки в другую заранее, чтобы не делать этого в спешке с утра.
Фото: unsplash.com
Привычка посещать крупные торговые центры
Если реально в этом нет необходимости, заходите в них реже. Соблазн пройтись и поглазеть на витрины всегда оказывается сильнее наших первоначальных намерений «забежать на минутку». На самом деле все необходимое можно купить в ближайшем к дому магазине. А чтобы идти туда каждый вечер после работы, докупая что-то по мелочи, составьте заранее список продуктов и закупитесь впрок.
Привычка все делать самой/самому
Учитесь делегировать задачи, которые кто-то может сделать вместо вас. Это касается и задач по работе, и поручений по дому. Иначе свободного времени у вас не будет никогда. Главное: найти человека, который будет обладать всеми необходимым навыками для выполнения поручения, наделить его четкими и понятными инструкциями, определить критерии достижения результата и точные сроки выполнения задачи.
Статья подготовлена по материалам сайтов marieclaire.ru, 4brain.ru, vc.ru.
