Как уйти в отпуск со спокойной душой

Узнали у Евгении Пашковой, ведущего специалиста отдела по работе с персоналом ООО «НК «Роснефть – НТЦ» когда лучше озвучивать свои пожелания об отпуске, придя в новую компанию, как планировать, решать и делегировать задачи коллегам и с чего начать работу, вернувшись с отдыха.

Начнем со статистики. Служба исследований HH.ru как-то провела опрос среди российских соискателей о том, как они распоряжаются своим отпуском и какие проблемы возникают при его планировании. Оказалось, что 27% пользователей hh.ru трудно уйти в отпуск, потому что не на кого оставить работу, 21% продолжают работать в отпуске и 8% не ходят в отпуск вообще.

Делить отпуск на две части по две недели — самая распространенная практика в российских компаниях.
В трудовом законодательстве РФ указано, что отпуск предоставляется по согласованию сторон, то есть важны интересы и работника, и работодателя. При этом очень многое решает человеческий фактор.

В социально ответственных компаниях, соблюдающих трудовой кодекс, отпуск всегда планируется на год вперед. Руководители всех служб еще в декабре предоставляют графики отпусков своих сотрудников специалистам по кадрам, и они включаются в общий график отпусков всех работников организации.

Как быть, если вы запланировали свой отпуск заранее, но поменяли место работы?

Фото: freepik.com

«Еще на этапе собеседования предупредить об этом эйчара и озвучить свои пожелания по датам отпуска. Это особенно важно, если речь идет о задолго планируемом отпуске, привязанном к конкретным датам, — например, поездке за границу, лечении в санатории или детской путевке. Как правило, возражений или какого-то сильного сопротивления у нового работодателя это не вызывает. Главное — предупредить заранее», — советует Евгения Пашкова.

Конечно, планируя отпуск, нужно учитывать специфику и вашей работы, и какие-то глобальные задачи, которые стоят перед компанией в этот период времени.

«Если вы работаете, например, с госорганами, или у организации есть какая-то регулярная отчетность, важны сезонность, конец или начало месяца. Бухгалтерия, как правило, свою отчетность готовит в начале месяца или в конце, поэтому логично, если бухгалтер уходит в отпуск в середине месяца. Или если компания планирует годовой бюджет, который всегда планируется в одни и те же месяцы, то, директор тоже в это время в отпуск не уйдет», — дополняет HR-специалист.

Еще можно к отпуску присовокупить какой-то праздник или праздничные дни. Например, майские. Сейчас между этими праздниками делают рабочий промежуток, и можно его запланировать как отпуск заранее. Например, в декабре при формировании графика отпусков указать, что вы уходите в отпуск 4-5 мая, а это как раз середина праздничных выходных.

На новом месте работы право на оплачиваемый отпуск длительностью две недели наступает через шесть месяцев работы. Расчет такой: за месяц работы сотрудник зарабатывает 2,33 отпускного дня.

Что важно сделать, уходя в отпуск

Фото: freepik.com

Начните готовиться к уходу в отпуск заранее — как минимум за две недели. Но лучше — раньше. В своем ежедневнике — бумажном или электронном — отметьте даты отпуска. Составьте список текущих дел, которые нужно завершить до отпуска.

Обсудите и согласуйте план задач с руководством. И ему будет так спокойнее, что вы не пустили всё на самотек, и вам тоже.

Если за это время появятся какие-то новые задачи, обсудите их приоритетность с начальством и уделяйте время только самым важным из них. В остальном придерживайтесь плана, иначе задачи, а вместе с ними и стресс будут только накапливаться.

Если какие-то задачи не могут быть решены до вашего отпуска, подумайте, кому из коллег вы можете их делегировать.

«Когда человек уходит в отпуск официально, за него по приказу исполняет обязанности кто-то из его коллег, дополнительно получая к своей зарплате плюс. То есть он работает не за «спасибо», а за мотивацию. Так делать правильно. Но далеко не все компании делают так, хотя должны. Если у вашего руководителя позиция такая: «Я не против, что ты уйдешь в отпуск, главное, чтобы работа делалась», конечно, дружеские отношения с коллегами очень важны. Нужно уметь договариваться на условиях взаимовыручки. И не только в плане отпуска, который мы планируем заранее, — может произойти и какой-то непредвиденный форс-мажор. Если же таких дружеских отношений нет, то не стоит и тратить время на попытки договориться. У вас есть непосредственный руководитель, который должен принять решение, кто будет вас замещать на время отпуска», — комментирует Евгения Пашкова.

Уделите как минимум один день, чтобы передать коллегам дела

Фото: freepik.com

Как советует HR-специалист, задачи лучше не размывать и поручать их одному конкретному человеку.

Если компания использует какую-то электронную систему для управления рабочими процессами, например, Outlook, Megaplan или Bitrix, ставьте задачи в ней. Укажите дедлайны, выставите напоминания, поставьте в копию руководителя. В этих сообщениях укажите ссылки на документы и всю необходимую информацию в электронном виде, которые понадобятся вашему коллеге. Если информация хранится в бумажном виде, выставите папки и файлы на свой рабочий стол, чтобы коллеги не тратили время на поиски.

Составьте четкие пошаговые инструкции — для человека, который до этого вас, к примеру, никогда не замещал, это будет большим подспорьем и сильно облегчит ему работу.

Обсудите с коллегой все задачи лично, проговорите все важные моменты, убедитесь, что ему все понятно.

Продублируйте задачи на бумажном листке и оставьте его на своем рабочем столе

Так коллеги (если к решению ваших задач руководство подключает еще кого-то), подойдя к столу, смогут свериться со списком, проверить статус по задачам и контролировать их выполнение.

Да, очень важно, уходя в отпуск, оставлять свой рабочий стол прибранным и пустым. Уберите все лишнее (папки, приготовленные для коллег, не в счет). Если кто-то из сотрудников, работающих в другом отделе, не знает, что вы ушли в отпуск, он поймет, что вас нет на работе, взглянув на ваш стол.

Фото: unsplash.com

Cообщите остальным коллегам об отпуске

Подготовьте автоматический ответ на письма, которые будут приходить к вам на электронную почту

Укажите в этом письме, в каких числах вас не будет на работе, а также даты и время, когда вы сможете быть на связи, если у коллег возникнут к вам какие-то вопросы по работе. Вы можете попросить сотрудников или клиентов еще раз продублировать задачи или просьбы, написав вам письмо ближе к дате вашего выхода из отпуска. Хотя, возможно, какие-то из них к этому времени будут уже неактуальны.

«И лучше еще озвучить заранее, что в какие-то дни вы вообще не будете на связи. Все отнесутся к этому с пониманием, зная, что вы будете где-то в дороге или в каком-то глухом месте, где не ловят связь и интернет. Хуже, когда сотрудники уходят в отпуск по принципу «меня нет, и хоть трава не расти», выключают телефоны совсем или не отвечают на звонки. Это чревато испортить отношения и с коллегами, и с руководством. Всегда нужно уметь договариваться по-человечески», — говорит Евгения Пашкова.

Убедитесь, что начальник, коллеги и клиенты в курсе, в какие дни вас не будет. Они поймут, что все важные вопросы нужно решить с вами заранее. Можно подстраховаться и указать даты отпуска в подписи к электронным письмам.

Заранее составьте список задач на будущее

Это избавит вас от необходимости вспоминать, на чем вы остановились две недели назад, и вернуться в рабочую колею будет проще.

По возможности оставьте себе несколько тихих и свободных от встреч дней до и после отпуска, чтобы спокойно завершить все намеченные дела и без лишнего стресса вернуться к работе после отпуска.

Проставляться или нет перед уходом из отпуска?

Фото: freepik.com

В зависимости от того, какие есть негласные правила в компании. Но сделать небольшой подарок коллеге, который будет вас замещать на время отпуска, будет нелишним. Например, купить ему хороший кофе или чай. А если у отдела есть общий чайный фонд, можно, уходя, внести внеочередной «взнос» — конфеты или печенье, которые любят все. И тогда сердиться на коллегу, который хотя и подбросил тебе лишней работы, но в то же время выразил тебе признательность за помощь, уже как-то и не получается.

Согласно еще одному исследованию, проведенному компанией hh.ru, 8% опрошенных всегда работают в отпуске, 13% — часто, 29% — иногда, 24% — редко, и лишь четверть респондентов (26%) может полностью абстрагироваться от мыслей о служебных обязанностях во время отдыха. Причины такой ситуации разные: от плохо организованных процессов в компании до неумения самого сотрудника хотя бы на время отключиться от работы.

Фото: freepik.com

Тем, кто не может отключиться от работы во время отпуска, Тристан Элизабет Гриббин, соосновательница и гендиректор компании FLOW VR, разрабатывающей технологии виртуальной реальности для медитации, дает такие рекомендации:

Отпуск – шанс набраться сил Воспользуйтесь им по полной.

Поставьте цель. В рабочей жизни многие привыкли ориентироваться на цели. Попробуйте применить этот навык во время отпуска. Стремитесь, например, почувствовать радость, спокойствие, зарядиться энергией.

По-настоящему отключитесь. Оставьте работу и мысли о ней в офисе, и ваши ум и тело с гораздо большей вероятностью получат заслуженный отдых. А ограничив доступ к гаджетам, вы уж точно насладитесь отпуском. Сколько раз вы брали в руки телефон или ноутбук, чтобы «только проверить», и незаметно для себя выпадали из жизни на час и даже больше?

Задействуйте чувства. Гуляйте на природе. Обращайте внимание на звуки. Вдыхайте свежий воздух. Плавайте в озере. Ходите на спа-процедуры. Те, которые дают отдых чувствам, к концу отпуска совершенно расслабляются.

В какой день недели лучше выходить из отпуска?

Есть практика, когда из отпуска выходят в середине недели, либо ближе к концу, чтобы поработать два-три дня и уйти на выходные.

«Это классная схема. В пятницу вообще было бы очень удобно, тем более, что это, как правило, короткий рабочий день. В этот день тебе могут передавать дела, и нужно быть очень включенным», — рекомендует Евгения Пашкова.

Первый рабочий день посвятите тому, чтобы вникнуть в работу. Пересмотрите список дел, который вы составили перед отпуском, обсудите с коллегой статусы по задачам, которыми он занимался, свяжитесь с ключевыми сотрудниками компании, обсудите, что срочно требует вашего внимания, заново расставьте приоритеты.

И не забудьте чисто по-человечески уделить внимание коллегам, поблагодарите тех, кто вам помогал в работе. И здесь какие-то презенты, сувениры из поездок, пицца, тортик или конфеты к общему столу будут очень кстати.