По большому счету новые форматы общения, которые появились в нашей жизни благодаря техническому прогрессу, строятся на ключевых правилах бизнес-этикета и правилах хорошего тона как таковых.
Между тем, будучи активными пользователями интернета и приложений, люди стали более доступны как собеседники. Это создает впечатление, что они всегда на связи и готовы к диалогу. Из-за этого размываются границы между работой (или любым другим общением с теми, кто не входит в наш близкий круг) и личной жизнью.
Самое главное, что нужно всегда держать в уме: деловое общение — только в рабочие часы и дни, соблюдение субординации, уважение к личным границам и внимание к собеседнику. Разберем это подробнее.
Фото: unsplash.com
Лучше написать, чем сразу позвонить
Это правило касается общения с людьми, с которыми вам только предстоит познакомиться и наладить коммуникации. Если вы знаете, что человек активно использует мессенджеры в рабочих целях, предварительно напишите ему, чтобы договориться о телефонном звонке. В сообщении представьтесь, вкратце объясните суть вопроса или тему, по которым вы обращаетесь, и уточните, когда ему будет удобно созвониться.
Так вы дадите понять своему потенциальному собеседнику, что понимаете, какой у него плотный график и насколько он загружен.
Если ваш потенциальный собеседник прочел ваше сообщение, но так и не ответил (или даже его и не открыл), уместно выждать какое-то время (зависит от срочности) и тогда уже ему позвонить.
Исключение составляет ситуация, когда нужно срочно получить какую-то информацию. Но злоупотреблять этим не стоит.
Лучше текстовые сообщения, чем аудиофайлы
Конечно, отправлять голосовые сообщения гораздо проще. Но насколько другому человеку его удобно будет прослушать? Особенно, если речь идет о каком-то вопросе или какой-то общей задаче, над которой работают несколько человек.
Одним словом, упростив себе жизнь, вы усложните ее кому-то другому.
В этом правиле тоже есть исключения: отправляйте голосовые сообщения, когда вам на самом деле затруднительно набирать текстовые. Например, вы за рулем. При этом старайтесь говорить четко, емко и по делу.
Аудиосообщения могут отправлять руководители своим подчиненным. Но отвечать на них следует текстовыми сообщениями. Это зависит еще от того, насколько формализовано общение в коллективе. Если в компании царит демократичный стиль, и корпоративная культура допускает обмен аудиофайлами в мессенджерах, время от времени можно этим воспользоваться, но не брать за привычку.
Не звоните и не пишите рано утром и поздно вечером
Не инициируйте общение в будни раньше 08.00 и позднее 21:00. Всегда уточняйте у своего собеседника, располагает ли он временем для разговора.
Если вопрос очень важный и его нужно решить безотлагательно, допускаются звонки и сообщения до 23:00. Но даже несмотря на срочность, следует извиниться и объяснить причину, почему вы побеспокоили человека.
Фото: freepik.com
В выходные дни этикет рекомендует писать и звонить не раньше 10:00. Это касается не только коллег, но и друзей и родственников. Если, конечно, это не жизненно важный вопрос.
Многие топ-менеджеры уверены, что их должность дает им право общаться со своими подчиненными в любое удобное для них самих время. Причем даже по самым незначительным вопросам, которые можно было бы обсудить в офисе на следующий день. Проявление уважения к личным границам тех, кто стоит ниже вас по рангу, никак не роняет ваш авторитет в их глазах. Напротив, только укрепляет лояльность по отношению к вам.
Отвечайте в том мессенджере, в котором вы получили сообщение
Если вы получили сообщение в WhatsApp, не стоит отвечать на него в Viber или Telegram. Так вы можете запутать собеседника, усложните процесс взаимодействия и дальнейший поиск информации по переписке.
Еще один нюанс: возможно, по каким-то причинам человеку удобен конкретный сервис отправки сообщений. Стоит к этому тоже быть внимательным.
Если вам нужно воспользоваться другим приложением, чтобы, например, отправить или получить фотографии в хорошем разрешении, предупредите об этом собеседника и предложите использовать другой канал для общения.
Фото: freepik.com
Не разбивайте одно сообщение на несколько
Пожалуй, это один из самых раздражающих моментов в переписке, когда вместо одного связного сообщения ты получаешь несколько коротких, отправленных с разницей в несколько минут.
Поэтому не делайте так же, особенно если это рабочий чат. Цените время своих коллег. Сначала обдумайте сообщение, наберите, перечитайте, дополните при необходимости, а уже потом отправляйте. Если вы понимаете, что получается большой по объему текст, воспользуйтесь электронной почтой.
Рабочие чаты — только по делу
Лучше без котиков, мемов, картинок с пожеланиями доброго утра и жизнеутверждающих девизов. Это тем более неуместно, когда чат создан ради какого-то одного проекта и объединяет малознакомых друг другу людей.
Это не значит, что общение должно быть сугубо официальным, но пытаться установить дружескую атмосферу, перегружая сообщения эмодзи, точно не стоит. «Обживитесь» для начала в новом чате, присмотритесь к людям и выберете уместный тон общения. Лучше всего — нейтрально-уважительный.
Если с кем-то сложатся дружеские отношения и соберется приятная компания, создайте другой, неформальный чат.
Не создавайте чаты-«однодневки», из которых потом участникам придется выходить самостоятельно. Это должны быть долговременные группы, предполагающие совместное ведение проектов или решение рабочих вопросов на постоянной основе. Не включайте сотрудников сразу в несколько чатов, иначе они будут постоянно отвлекаться от работы.
Если вы добавляете в рабочий чат нового участника, представьте его остальным, — как если бы вы представляли своим коллегам нового сотрудника, который пришел в ваш отдел. Если вы — тот самый новенький в чате, в ответ поздоровайтесь со всеми. Если вы один из тех, с кем знакомят нового сотрудника, поприветствуйте его тоже.
Фото: unsplash.com
Можно ли пользоваться мессенджерами на планерках и совещаниях
Это уместно, если вам необходимо оставаться на связи с кем-то из партнеров или коллег. Но, как уже отмечалось в начале статьи, в таком случае нужно установить смартфон на беззвучный режим.
Вообще мессенджеры могут здорово выручить на таких рабочих встречах, если, к примеру, вы получили новые данные по проекту и нужно их оперативно передать, не привлекая лишнего внимания, коллеге или боссу, который тоже присутствует на планерке.
Если такое сообщение пришло вам, прочтите, примите к сведению, но не отвечайте на него. Иначе у окружающих сложится впечатление, что личная переписка для вас важнее работы. Если тема очень важная, а ответить нужно оперативно, лучше извиниться, выйти и перезвонить.
Другие материалы в тему:
- О чем говорят смайлики в переписке.
- Почему важно искать работу на позитиве.
- Что делать, если бесят подчиненные.
